Utilidad de una intranet

Una intranet dentro de una empresa facilita la disponibilidad de una gran variedad de documentos para los empleados. Esto proporciona un acceso centralizado y coherente a los conocimientos de la empresa, lo que se conoce comocapitalización del conocimiento. Por lo tanto, generalmente se deben definir tanto los derechos de acceso de los usuarios de la intranet a los documentos que se encuentran allí como la autenticación de esos derechos para proporcionarles acceso personalizado a ciertos documentos.

En una intranet se puede disponer de documentos de cualquier tipo (de texto, imágenes, videos, sonido, etc.). Además, una intranet puede proporcionar una función de groupware muy interesante, es decir, permitir el trabajo en grupo. Éstas son algunas de las funciones que puede ofrecer una intranet:

Acceso a la información sobre la empresa (tablero de anuncios)
Acceso a documentos técnicos
Motores de búsqueda para la documentación
Intercambio de datos entre compañeros de trabajo
Nómina del personal
Dirección de proyectos, asistencia en la toma de decisiones, agenda, ingeniería asistida por ordenador
Mensajería electrónica
Foros de discusión, listas de distribución, chat directo
Video conferencia
Portal de Internet

Por consiguiente, una intranet favorece la comunicación dentro de la empresa y limita errores como resultado de un flujo de información reducido. Se debe actualizar la información disponible en la intranet para prevenir conflictos entre versiones.